Wunschgutschein als Sachbezug erlaubt?
Ob ein Sammelgutschein wie z.B. von Wunschgutschein im Sachbezug zulässig ist, hängt nicht allein vom Namen des Gutscheins ab, sondern von seiner konkreten Ausgestaltung. Entscheidend ist, ob steuerlich ein begünstigter Sachbezug vorliegt oder wirtschaftlich eine Geldleistung. Maßgeblich sind insbesondere Einlösbarkeit, technische Begrenzung, vertragliche Ausgestaltung und Dokumentation.
Diese Seite erläutert die steuerliche Einordnung von Sammel- und Umtauschgutscheinen nach der aktuellen Verwaltungsauffassung und zeigt, worauf Unternehmen achten sollten.
Sammel- und Umtauschgutscheine nach BMF
Nach der Verwaltungsauffassung sind Gutscheine oder Geldkarten, die ausschließlich dazu berechtigen, sie gegen andere Gutscheine oder Geldkarten einzulösen (sogenannte Gutscheinportale), grundsätzlich keine Sachbezüge. Hintergrund ist, dass zunächst nur ein weiterer Gutschein bezogen wird und noch keine Waren oder Dienstleistungen.
Eine Ausnahme kann bestehen, wenn durch technische und vertragliche Festlegungen sichergestellt ist, dass eine Einlösung ausschließlich gegen solche Gutscheine oder Geldkarten möglich ist, die ihrerseits ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen.
Problematisch bei sogenannten Sammelgutscheinen ist die Einhaltung der monatlichen Freigrenze. Unter dem Zuflussprinzip versteht man, zu welchem Zeitpunkt dem Mitarbeiter der (endgültige) Gutschein bereit gestellt wurde. Umtauschgutscheine werden erst gegen einen sachbezugskonformen Gutschein bei einem Händler oder Dienstleister umgetauscht. Da unklar ist, wann der Mitarbeiter den Sammelgutschein gegen den sachbezugskonformen Gutschein umtauscht, ist folglich mit der Unklarheit des Umtauschzeitpunkts auch der Monat des Zuflusses für den Mitarbeiter unklar. Das Unternehmen riskiert regelmäßig, die monatliche Freigrenze zu überschreiten.
-> 50 € Freigrenze beim Sachbezug und Zuflussprinzip
Citygutscheine als Sammelgutschein
Das gleiche Grundprinzip gilt übrigens auch für viele Citygutscheine, die technisch als Sammelgutscheine aufgebaut sind.
Eine ausführliche Einordnung, wann Citygutscheine sinnvoll sind – und wann sie steuerlich kritisch werden, ist hier zu lesen:
-> Citygutschein als Sachbezug: sinnvoll oder steuerlich problematisch?
Warum die Ausgestaltung von Sammelgutscheinen entscheidend ist
Nicht der Markenname eines Gutscheins ist steuerlich relevant, sondern seine tatsächliche Struktur. Entscheidend ist, ob technisch und vertraglich verhindert wird, dass eine geldähnliche Nutzung entsteht. Je freier ein Gutschein wirtschaftlich verwendet werden kann, desto kritischer kann die steuerliche Bewertung sein. Unternehmen sollten daher die konkrete Funktionsweise des Gutscheinmodells prüfen.
Welche Gutscheine im Sachbezug typischerweise zulässig sind:
-> Welche Gutscheine im Sachbezug erlaubt sind
-> Wie wird geprüft, ob ein Gutschein als Sachbezug zulässig ist
Typische Risiken bei Gutscheinportalen und Sammelgutscheinen
Steuerliche Risiken entstehen häufig nicht bewusst, sondern durch strukturelle Details:
- Einlösung zunächst nur in andere Gutscheine
- zu breite Auswahl an Gutscheinarten
- fehlende technische Begrenzung
- unzureichende vertragliche Festlegung
- fehlende oder inkonsistente Dokumentation
Steuerliche Anforderungen und typische Fehler:
-> Steuerliche Regeln und Fehler bei Gutscheinen für den Sachbezug
Zusätzlichkeit und Dokumentation
Neben der Gutscheinstruktur ist nach § 8 Absatz 4 EStG auch die Zusätzlichkeit entscheidend. Leistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Erfolgt die Gewährung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung, kann die steuerliche Begünstigung entfallen.
Ebenso wichtig ist eine klare und nachvollziehbare Dokumentation. Unternehmen müssen jederzeit belegen können, welche Leistungen gewährt wurden, wie diese steuerlich eingeordnet sind und wem sie zugeordnet wurden.
Wann Sammelgutscheine möglich sein können
Eine steuerliche Anerkennung kann in Betracht kommen, wenn:
- die Einlösung ausschließlich gegen sachbezugsfähige Gutscheine erfolgt
- diese Gutscheine nur Waren oder Dienstleistungen ermöglichen
- die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllt sind
- technische und vertragliche Begrenzungen nachweisbar sind
- eine konsistente Dokumentation vorliegt
- der Zeitpunkt des Umtauschs in den endgültigen sachbezugskonformen Gutscheinen dokumentiert ist
Die konkrete Umsetzung ist dabei entscheidend.
Steuerliche Alternative zum Sammelgutschein
In einer steuerrechtskonformen Gutscheinlösung erhalten Mitarbeitende keine Sammel- oder Umtauschgutscheine. Stattdessen wählen sie ihren Einlösepartner direkt aus einem breiten Partnernetz selbst aus. Dadurch entsteht unmittelbar ein konkreter Gutschein zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen, ohne Zwischenschritt über ein Gutscheinportal.
Wichtig ist dabei, dass die angebotenen Gutscheinarten sachbezugsfähig ausgestaltet sind und die steuerlichen Anforderungen erfüllen. Eine konsistente Struktur erleichtert Einordnung, Dokumentation und reduziert steuerliche Risiken.
Ausgangsbasis für weitere Benefits in der Zukunft
Wenn Unternehmen eine Gutscheinlösung einführen, lohnt es sich, von Beginn an auf eine Lösung zu setzen, die mehr kann als nur Gutscheine verwalten. Mit NettoBooster erhalten Unternehmen eine strukturierte Benefit-Plattform, über die Mitarbeitende ihren Gutscheinpartner selbst auswählen, ohne Sammel- oder Umtauschgutscheine. Gleichzeitig bleibt die Lösung flexibel: Weitere steuerfreie Benefits können später einfach integriert werden – ohne Systemwechsel, ohne neue Prozesse und ohne zusätzliche Komplexität. So entsteht von Anfang an eine konsistente, erweiterbare Benefit-Struktur mit klarer Dokumentation und einheitlicher Umsetzung im Unternehmen.
Fazit
Sammel- und Umtauschgutscheine sind nach Verwaltungsauffassung grundsätzlich keine Sachbezüge. Eine steuerliche Anerkennung kann nur dann in Betracht kommen, wenn technisch und vertraglich sichergestellt ist, dass ausschließlich sachbezugsfähige Gutscheine zum Waren- oder Dienstleistungsbezug möglich sind und die gesetzlichen Kriterien erfüllt werden.
FAQ Wunschgutschein als Sachbezug?
Ist Wunschgutschein als Sachbezug erlaubt?
Entscheidend ist nicht der Gutscheinname oder Anbieter, sondern die konkrete Ausgestaltung und Einlösbarkeit.
Sind Gutscheinportale als Sachbezug ok?
Nein, grundsätzlich nicht, da es steuerlich darum geht, wann der Mitarbeiter den endgültig konkreten Gutschein des Anbieters mit seinem Waren- oder Dienstleisterangebot erhält. Sammelgutscheine müssen die Mitarbeiter erst gegen diese Gutscheine tauschen – und ob das technisch und vertraglich sichergestellt ist, dass die Mitarbeiter das nur sachbezugskonform tun, ist fraglich.
Wann könnte eine steuerliche Anerkennung möglich sein?
Wenn technisch und vertraglich sichergestellt ist, dass nur sachbezugsfähige Gutscheine eingelöst werden können. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter diese sachbezugsfähigen Gutscheine auch zur steuerrechtlich richtigen Zeit umtauschen.
Was ist für steuerliche Sicherheit von Sachbezug-Gutscheinen wichtig?
Klare Struktur, Zusätzlichkeit, technische Begrenzung, vertragliche Festlegung und Dokumentation.