Wann Gutscheine für Restaurants, Lieferdienste und sonstige Gastronomie als Sachbezug zulässig sind

Viele Arbeitgeber möchten ihren Mitarbeitenden einen Gutschein für Restaurants, Gastronomie oder Lieferdienste geben. Solche Gutscheine sind weit verbreitet, weil sie im Alltag direkt einen Nutzen haben – etwa für Mittagessen im Büro oder eine Bestellung bei einem Lieferdienst. Wichtig ist dabei eine steuerrechtliche Unterscheidung, denn es gibt zwei verschiedene Arten von Restaurant Gutscheinen. Zum gibt es den steuerfreien Sachbezug und zum anderen den sogenannten Essenszuschuss.

Gutscheine für Restaurants, Gastronomie und Lieferdienste mit einem Betrag zwischen 20 € und 50 € werden üblicherweise als Sachbezug verwendet und liegen damit höher als die Höchstgrenze für den täglichen Essenszuschuss (max. 7,67 € pro Mahlzeit).

Dieser Beitrag konzentriert sich auf Sachbezug-Gutscheine, nimmt aber auch eine Abgrenzung zum Essenszuschuss vor.

Diese Seite zeigt Ihnen verständlich und praxisnah:

• wann Restaurant-Gutscheine als Sachbezug eingesetzt werden können
• wann stattdessen ein Essenszuschuss vorliegt
• welche Risiken bei Lieferdienst- und Plattformmodellen bestehen
• wie Sie als Arbeitgeber rechtssicher vorgehen

→ Grundlagen zur steuerlichen Einordnung

→ Wann ist ein Gutscheine für Mitarbeiter steuerfrei? Sachbezug, Aufmerksamkeiten, Essenszuschuss

Steuerliche Grundlage: Wann ein Restaurant Gutschein als Sachbezug gilt

Ein Gutschein kann als Sachbezug steuerlich begünstigt sein, wenn er die Anforderungen aus:

• § 8 Abs. 2 EStG (Sachbezug)
• § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG
• § 8 Abs. 4 EStG (Zusätzlichkeit)
• § 1 SvEV
• LStR R 8.1 Abs. 7

erfüllt.

Für Geschäftsführer kleiner Unternehmen ist vor allem entscheidend:

Ein Gutschein ist nur dann Sachbezug, wenn er keine Geldleistung ersetzt und kein universelles Zahlungsmittel darstellt.

Das bedeutet konkret:

• keine Barauszahlung
• keine freie Übertragbarkeit wie Bargeld
• keine Nutzung als allgemeines Zahlungsmittel
• ausreichende Begrenzung des Akzeptanznetzes oder des Leistungsangebots

Voraussetzungen für den steuerfreien Sachbezug finden Sie hier:
→ Voraussetzungen für den steuerfreien Sachbezug verständlich erklärt

Typische Konstellationen in der Gastronomie-Branche

Restaurant- und Lieferdienst-Gutscheine lassen sich grob in drei Strukturtypen einteilen.

1. Einzelrestaurant oder klar begrenzte Gastronomiekette

Wenn der Gutschein ausschließlich bei einem bestimmten Restaurant, oder einer klar abgegrenzten Filial-Kette von Restaurants, Imbissen, Cafés oder Bäckereien eingelöst werden kann, liegt häufig ein begrenztes Netzwerk vor.

In solchen Fällen kann eine Einordnung als Sachbezug möglich sein – sofern:

• keine Bargeldfunktion besteht
• keine Umtauschoption vorliegt
• die monatliche 50-€-Freigrenze eingehalten wird

2. Plattform- und Lieferdienst-Modelle

Hier wird es steuerlich komplexer.

Viele bekannte Lieferdienste arbeiten mit offenen Plattformmodellen, bei denen zahlreiche selbständige Gastronomen angeschlossen sind.

Wenn der Gutschein technisch plattformweit einsetzbar ist und keine echte Begrenzung besteht, kann die Einordnung als Sachbezug kritisch sein.

Entscheidend ist, ob der Lieferdienst oder die Plattform sowohl rechtlich als auch technisch sicherstellen kann, dass das Warensortiment sehr stark eingegrenzt ist, im Gastronomie-Bereich typischerweise auf sofort verzehrbare Mahlzeiten. Dies ist aktuell beispielsweise bei Lieferando nicht der Fall, da dort der Gutschein u.a. auch für Apothekenartikel eingelöst werden kann.

Das gleiche gilt übrigens auch sowohl für sogenannte Lunch-Cards, also Karten, die üblicherweise für den Essenszuschuss eingesetzt werden und deren Beschränkung in der Praxis allein auf dem Branchencode/ Merchant Category Code (MCC) des Kartenanbieters beruhen. Der MCC reicht nach dem BMF-Schreiben vom 15.03.2022 nicht für eine sachbezugskonforme Beschränkung aus, weil damit nicht ausgeschlossen werden kann, dass mit dem Gutschein oder mit der Karte weitere Produkte außerhalb der Beschränkung bezahlt werden können (z.B. Alkohol).

Details zu Marktplatz- und Plattformstrukturen:
→ Marktplatz-Gutscheine als Sachbezug

3. Gutscheine für bestimmte Akzeptanzpartner

Ebenfalls komplexer ist die Einordnung von Gutscheinen für sogenannte Akzeptanzpartnernetzwerke. Hier basiert die Beschränkung des Einlösenetzwerks auf dem § 2 Absatz 1 Nr. 10 b) Zahlungsdienstaufsichtsgesetz (ZAG), hilfsweise für den Essenszuschuss auf § 2 Absatz 1 Nr. 10 c ZAG. Das heißt, hier handelt es sich ebenfalls um eine starke Beschränkung des Warensortiments (auch hier üblicherweise auf sofort verzehrbare Lebensmittel). Über die Akzeptanzpartnerverträge wird zumindest rechtlich das Warensortiment beschränkt.

Inwieweit das mit den Gutscheinen erwerbbare Sortiment tatsächlich durch technische oder organisatorische Maßnahmen beschränkt ist, liegt im Zweifel im Ermessen der jeweiligen Betriebs- bzw. Lohnsteueraußenprüfer.

Um das Risiko hierfür zu begrenzen, sollten Unternehmen eine frühe Einschätzung ihres Finanzamts im Rahmen einer Ausrufungsauskunft nach § 42e EStG einholen.

Abgrenzung: Restaurant-Gutschein oder Essenszuschuss?

Dieser Punkt ist für Arbeitgeber besonders wichtig:

Ein Gutschein für Restaurants, Lieferdienste oder sonstige Gastronomen kann entweder

• als monatlicher Sachbezug

oder

• als Essenszuschuss pro Mahlzeit bzw. pro Arbeitstag

eingesetzt werden.

Beides sind unterschiedliche steuerliche Instrumente.

Ein Restaurant-Gutschein als Sachbezug wird typischerweise im Rahmen der monatlichen Sachbezugsfreigrenze gewährt. Der steuerliche Zufluss erfolgt bereits bei Ausgabe des Gutscheins, unabhängig davon, wann der Mitarbeiter ihn tatsächlich einlöst.

Der Essenszuschuss funktioniert dagegen anders. Hier zählt der tatsächliche Verzehr einer Mahlzeit an einem Arbeitstag. Der Zuschuss ist auf einen bestimmten Betrag pro Arbeitstag begrenzt und darf nur für verzehrfähige Mahlzeiten eingesetzt werden.

Damit unterscheiden sich beide Benefits in mehreren Punkten:

Gerade bei Gutscheinen für Restaurants oder Lieferdienste lohnt sich daher eine klare Einordnung. In vielen Unternehmen werden beide Leistungen parallel eingesetzt, weil sie unterschiedliche Zwecke erfüllen.

Mehr zur allgemeinen steuerlichen Einordnung von Mitarbeitergutscheinen lesen Sie auf unserer Seite
→ Wann sind Gutscheine für Mitarbeiter steuerfrei? Sachbezug, Aufmerksamkeiten und mehr

Zur Vertiefung, worin die Unterschiede zwischen Sachbezug und Essenszuschuss bei Restaurant Gutscheinen liegen:
-> Restaurant Gutschein Mitarbeiter: Sachbezug oder Essenszuschuss?

Vertiefung zum Essenszuschuss:

→ Essenszuschuss verständlich erklärt
→ Einordnung von Gutscheinen für den Essenszuschuss

Strukturprüfung für Restaurant Gutscheine

Bei der Beurteilung helfen folgende Leitfragen:

1. Ist der Gutschein ausschließlich für gastronomische Leistungen nutzbar?
2. Ist das Akzeptanznetz klar begrenzt?
3. Besteht eine Barauszahlungs- oder Umtauschmöglichkeit?
4. Wird der Gutschein zusätzlich zum Gehalt gewährt?
5. Wird die Freigrenze eingehalten?

Erst wenn diese Fragen sauber beantwortet sind, ist eine sichere Einordnung möglich.

Systematische Prüfanleitung:
→ Gutschein als Sachbezug zulässig?

Einzelne Restaurant- und Lieferdienst-Gutscheine im Detail

Im Bereich Restaurants, Lieferdienste und sonstige Gastronomie unterscheiden sich die Einlösestrukturen deutlich. Während einzelne Restaurantketten mit klar begrenztem Einlösenetzwerk arbeiten, nutzen viele Lieferdienste offene Plattformmodelle mit zahlreichen selbständigen Partnerbetrieben.

Deshalb haben wir die wichtigsten Anbieter separat geprüft.

Lieferdienste & Plattformmodelle

→ Lieferando Gutschein als Sachbezug
→ HelloFresh Gutschein als Sachbezug
→ Every Foods Gutschein als Sachbezug oder Essenszuschuss?

Hier ist insbesondere zu prüfen, ob ein offenes Marktplatzmodell vorliegt oder ob die Nutzung technisch ausreichend begrenzt ist.

Vertiefung zur strukturellen Bewertung:
→ Marktplatz-Gutscheine als Sachbezug

Restaurants, Cafés, Bäckereien & sonstige Gastronomie

→ Yovite Restaurant-Sammelgutschein als Sachbezug
→ Bon Bon Sammelgutschein
→ Domino’s Pizza Gutschein
→ Starbucks Gutschein und Starbucks Card als Sachbezug
→ McDonald’s Gutschein als Sachbezug
→ Peter Pane Gutschein als Sachbezug
→ Lindt Gutschein als Sachbezug

Typische Risiken in der Praxis

In kleinen Unternehmen entstehen Risiken meist nicht absichtlich, sondern durch fehlende Struktur.

Typische Fehler:

• Einsatz offener Plattform-Gutscheine ohne Strukturprüfung
• Verwechslung von Sachbezug und Essenszuschuss
• fehlende Dokumentation des Zuflusszeitpunkts
• Überschreitung der Freigrenze
• Kombination mit Gehaltsbestandteilen

Eine saubere Dokumentation ist entscheidend. Denn selbst bei grundsätzlich zulässigen Gutscheinen kann eine fehlerhafte Umsetzung steuerliche Nachteile verursachen.

Warum viele Unternehmen strukturierte Lösungen nutzen

Gerade bei Restaurant- oder Lieferdienst-Gutscheinen entstehen in der Praxis häufig organisatorische Herausforderungen.

Typische Fragen in Unternehmen sind:

• Welcher Gutschein ist unter welchen Voraussetzungen steuerlich zulässig?
• Wie erfolgt die Dokumentation?
• Wie wird die Freigrenze eingehalten?
• Wie wird der Gutschein den Mitarbeitenden zugeordnet?

Viele Unternehmen entscheiden sich daher für strukturierte Gutscheinlösungen. Solche Systeme erleichtern die Verwaltung und können viele Prozesse automatisieren.

Dabei können zum Beispiel:

• Gutscheine automatisch zugeordnet werden
• Dokumentation systematisch erfolgen
• steuerliche Anforderungen besser eingehalten werden

→ strukturierte Gutscheinlösung mit NettoBooster

Organisatorische Herausforderungen

Restaurant-Gutscheine wirken einfach – organisatorisch sind sie es häufig nicht.

Gerade bei mehreren Mitarbeitenden entstehen:

• Verwaltungsaufwand bei Bestellung
• Verteilungsaufwand
• Nachweisprobleme beim Zufluss
• Abstimmungsbedarf mit der Lohnabrechnung

Mit wachsender Mitarbeiterzahl steigt dieser Aufwand deutlich.

Deshalb nutzen viele Unternehmen strukturierte Gutscheinlösungen, die:

• nur Gutscheine integrieren, die die steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen
• Dokumentation automatisieren
• Freigrenzen systematisch berücksichtigen
• administrative Prozesse reduzieren

→ strukturierte Gutscheinlösung mit NettoBooster

Alternative Gutscheine für andere Branchen

Wenn eine breitere Auswahl gewünscht ist, sollten strukturell klar begrenzte Systeme eingesetzt werden.

Typische Alternativen:

Mode & Sport
→ Gutscheine für Mode & Sport als Sachbezug

Mobilität & Reisen (incl. Tankgutscheine)
→ Gutscheine für Mobilität & Entertainment als Sachbezug

Entertainment & Media (incl. Kino)
→ Gutscheine für Entertainment & Media als Sachbezug

Übersicht aller Branchen
→ Welche Gutscheine sind als Sachbezug erlaubt?

Kombination mit weiteren steuerfreien Benefits

Restaurant-Gutscheine sind häufig nur ein Baustein innerhalb einer größeren Benefit-Strategie.

Weitere steuerfreie Leistungen können sein:

• Internetzuschuss
• Kita-Zuschuss
• Erholungsbeihilfe
• Mobilitätsleistungen
• Gesundheitsförderung

Eine konsistente Struktur verhindert, dass einzelne Gutscheinfragen zur Schwachstelle der gesamten Benefit-Architektur werden.

Überblick:
→ Steuerfreie Benefits im Unternehmen

→ Mitarbeiterbenefits mit Steuervorteil flexibel kombinieren

Fazit

Restaurant-, Gastronomie- und Lieferdienst-Gutscheine können eine attraktive Zusatzleistung sein.

Entscheidend ist jedoch:

• die klare Abgrenzung zwischen Sachbezug und Essenszuschuss
• eine strukturierte Prüfung der Gutscheinstruktur
• saubere Dokumentation
• Einhaltung der Freigrenzen

Nicht die Marke entscheidet über die Zulässigkeit – sondern die Einlösestruktur.

Wer hier systematisch vorgeht, kann Mitarbeitenden einen echten Mehrwert bieten und gleichzeitig steuerliche Risiken vermeiden.

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